Roma Capitale

Hlavní důvody pro rozhodnutí o implementaci age managementu

Výzkum pracovního stresu prováděný službou pro prevenci a ochranu Města Řím v období 2009-2011 potvrdil, že vzdělávací sektor vykazuje vyšší úroveň pracovního stresu než ostatní administrativní sektory. Toto se stalo výchozím bodem pro „Analýzu možných aktivit pro podporu dočasně neuplatnitelných pedagogických pracovníků“. Cílem této analýzy bylo prozkoumání úrovně pracovního stresu s ohledem na jev neuplatnitelnosti zkoumaných pracovníků a ve vztahu ke stárnutí ekonomicky aktivní populace. V současnosti je průměrný věk zaměstnanců Roma Capitale 52,1 let. 

Projekt běží od roku 2013. V roce 2013 byl počet dočasně nezaměstnatelných pracovníků 72. V roce 2015 byl zaznamenán vzestup o více než 200 %; o rok později, kdy byl povinný zdravotní dohled rozšířen i na zaměstnance škol, toto číslo značně vzrostlo.

Srovnání dat z projektu s údaji týkajícími se hodnocení pracovního stresu z let 2009-2011 ukázalo, že fenomén dočasné neuplatnitelnosti souvisí jednak se stárnutím pedagogických pracovníků a psychickou i fyzickou únavou, která je důsledkem činností, které mají daní pracovníci v popisu práce. 

Analyzovaná data z let 2015-2016 ukázala, že 60 % pedagogických pracovníků je starších 50 let, 20 % v rozmezí 46 – 50 let, 10 % mezi 41 – 45, 9 % mezi 36 – 40, 1 % je mladších 36 let. Ukázalo se tedy jako nutné přijmout opatření, která by řešila fenomén stárnutí ekonomicky aktivní populace, podpořila změnu pracovní náplně po prokázání neschopnosti zvládnout dosavadní práci, rozvoj již získaných dovedností, zaměření na nový rámec povinností a nalezení uplatnění ve vhodnějších oblastech.

Opatření přijatá Poradenskou službou nepokládají za důležitý pouze věk, ale také pracovní problémy, na které se stěžují jednotliví zaměstnanci: jinými slovy, zabývají se všemi podněty, které obdrží! Ve skutečnosti je Poradenská služba interním nástrojem, který je k dispozici zaměstnancům Města Řím a zejména těm, kteří v práci pociťují nějaký druh nepohodlí. Na konkrétní žádost poskytuje Poradenská služba podporu i v organizačních otázkách. Hlavním účelem Poradenské služby je přispívat k péči a ochraně zdraví pracovníků a pocitu blahobytu v organizaci, stejně jako k prevenci potíží vyplývajících z organizačních změn.

Naše cesta k age managementu

V letech 2009/2011 zavedla správa města Říma evaluační protokol hodnotící úroveň pracovního stresu. Na základě tohoto hodnocení byly identifikovány kritické faktory konkrétně pro vzdělávací sektor.  

Z tohoto důvodu se uvažovalo o nalezení způsobu, jak pomoci pracovníkům považovaným za dočasně či trvale neschopné vykonávat svoji práci najít novou práci v rámci pracovních pozic nabízených Roma Capitale.

Pro lepší orientaci v problému a návrh možných řešení vytvořila Roma Capitale 6 skupin. Tyto skupiny vykazovaly zvýšené riziko deprese u pracovníků považovaných za dočasně či trvale neuplatnitelné: jsou deprimovaní, protože nemohou vykonávat svoji práci; jsou neuplatnitelní, protože nejsou připraveni vykonávat novou pozici, která jim byla přidělena.

Tyhle důležité emoční faktory vedly k názoru, že je třeba vymyslet způsob, jak pomoci zaměstnancům zpracovat změny a zorientovat se v novém pracovním prostředí. 

Protokol byl vytvořen právě pro tento účel: je to návod, který pomáhá zorientovat se v nové pozici a proškolit zaměstnance, kteří jsou považováni za dočasně či trvale nezpůsobilé vykonávat svoji původní práci. Protokol je také jakýmsi styčným bodem mezi potřebou pracovníků najít novou práci a potřebou veřejné správy získat proškoleného pracovníka.

Silné a slabé stránky našeho přístupu

Silné stránky: Jaké jsou silné stránky vytvořeného protokolu a především co my jako Poradenská služba nabízíme? Myslím, že můžeme říci, že je to primárně soustředění na profesní změny, které se promítá do všech doprovodných aktivit a jejich zaměření.  

Specializace, zaměřenost je cenným nástrojem za všech okolností a zejména při profesních změnách.

Jde o podporu a další motivaci zaměstnanců. Pomáhá zaměstnancům v tom smyslu, že prohlubuje předchozí dovednosti a zkušenosti každého z nich a podporuje schopnost hodnocení a sebehodnocení u konkrétních profesních dovedností, ale také zjišťování průřezových dovedností.  Na základě tohoto sebehodnocení jsou zaměstnanci více otevřeni možnosti změny pracovní pozice. To vše přispívá a má pozitivní vliv při vstupu do nového pracovního prostředí. Zmírňuje se pocit vlastní nedostatečnosti a neschopnosti se na trhu práce uplatit, jak je zmíněno výše, a zvyšuje se sebevědomí zaměstnance. Nicméně Poradenská služba je stále aktivní. Od roku 2017 jsme rozšířili její služby na všechny zaměstnance, kteří mají problém s uplatnitelností, ne pouze na pedagogické pracovníky, ale na všechny zaměstnance v administrativě. V těchto případech je nutný osobní pohovor, který určí, která školení jsou třeba absolvovat, aby bylo možné přeřazení pracovníka na novou pozici: nejčastěji to v tomto případě bývají základní IT dovednosti, základy práva a administrativní činnosti. 

Slabé stránky: Charakter protokolu vyžaduje určitou spolupráci mezi různými institucemi disponujícími různými dovednostmi. V rámci tohoto protokolu bylo poskytnuto zaměstnancům speciální školení založené na potřebách pracovníků. Toto bylo ale pozastaveno kvůli problémům souvisejícím s řízením.

Proškolování bylo spuštěno, ale z finančních důvodů bylo pozastaveno. 

„Aha!“ moment

V letech 2009/2011 přijala správa Města Řím protokol hodnocení pracovního stresu. Z tohoto hodnocení vyplynuly kritické aspekty, zejména pro sektor školství. V roce 2014 Poradenská služba uskutečnila skupinových hodnotících rozhovorů s pedagogickými pracovníky dočasně nezpůsobilými pro plnění jejich konkrétních povinností. Shromážděná zjištění nás povzbudila k tomu, abychom se zaměřili na naplnění požadavků zaměstnanců a více reagovali na jejich potřeby.

Krom toho tu byly také konkrétní požadavky ze strany správy magistrátu. Výsledky výzkumného vzorku zaměstnanců potvrdily, že pocit neuplatnitelnosti nebyl zaměstnanci vnímán dobře, naopak je deprimoval. Často vedl k pocitu ztráty identity. Krom toho se lidé zbavení původní práce, přeřazení na zcela nové pracovní prostředí, cítili zmatení. Měli navíc pocit neschopnosti – byli v situaci, kdy museli dělat práci, o které zatím netušili, jak ji dělat. 

Tyto důležité emocionální faktory nás vedly k závěru, že bude třeba navrhnout způsob, jak poskytnout pomoc a podporu v procesu změny a orientaci v novém pracovním prostředí. Administrativa zasahuje do práce pedagogických pracovníků a není možné okamžitě reagovat na pracovní požadavky. Jsou tu tak lidé, kteří nejsou připraveni vykonávat práci, která jim byla určena. Zkoušeli jsme se jim nějak vyhovět; proto byl zaveden protokol, který dává dohromady různé profesionály a různé subjekty s různými dovednostmi. Pro nás to znamená jakýsi „help desk“ pro zaměstnance, pro pomoc v jejich nové kariéře a v nové pozici. 

Systém monitorování výsledků

Monitoring je nikdy nekončící proces, protože cesta k opětovné uplatnitelnosti zaměstnanců je také nekonečná. První monitorovací aktivitou u nás byla realizace polo strukturovaných rozhovorů. Zpracování jejich výsledků nám umožnilo vidět obecně, kteří ze zaměstnanců byli s navrženým řešením spokojení. Účastníci nám sdělili, že zvolené řešení jim umožnilo uvědomit si sami sebe, uvědomit si zdroje a bohatství zkušeností, které měli, ale které si předtím neuvědomovali.  Zjistili, že také získali větší sebejistotu a tím i našli další způsoby, jak reagovat na nové zprávy a události. To pro nás byl další přínos; tolik všeobecně. V konkrétních případech se dokonce vyskytli lidé, kteří změnili práci, na kterou byli přiděleni. Právě proto, že navržená protokol dobře vyhodnotil všechny zkušenosti a dovednosti, které daná osoba měla a byli tak dobře připraveni na získání nových dovedností. Původní a nové zkušenosti ve výsledku přinesly nové dovednosti, dovednosti, kterými byli překvapeni sami nositelé. 

Bohužel se ale vyskytli i jedinci, kteří s navrženým řešením nesouhlasili. Někteří ze zdravotních důvodů, protože jsou dlouhodobě nebo dočasně práce neschopní, někteří i z velmi závažných důvodů. 

Někteří nesouhlasili z důvodu nutnosti vzdát se již známého; jiní z prostého strachu zkoušet něco nového, nevědět, co je čeká. Když jsme ale mluvili se zaměstnanci, kteří byli trvale přesunuti, stěžovali si, že jim nebyla poskytnuta pomoc hned od začátku. Námi navrhovaná cesta je závislá na konkrétním čase, je třeba ji sledovat. Stejně jako každý orgán v tomto projektu musí odvést svoji práci. Například je velmi důležitý koučink, příprava zaměstnance na novou pozici. V administrativě ale pracujeme velmi rychle, potřebujeme okamžité odpovědi, což věci víc komplikuje.

Zpracování získaných dat odhalilo, že 31 % zaměstnanců je toho názoru, že díky specializaci získalo lepší sebevědomí, vědomí o bohatství vlastních schopností a zkušeností  a technických a průřezových dovedností, kterými disponují; 22 % si upevnilo vlastní sebeúctu. 13 % objevilo, že jsou schopní dobře se adaptovat; 17 % žije v novém prostředí vyrovnaněji, také díky lepší znalosti nástrojů a získaných technickoadministrativních dovedností. 33 % procent osob na druhou stranu potvrdilo, že se rozhodli pro změnu pracovní činnosti, ke které byli původně přiřazeni, kvůli nesouladu jejich dovedností s profesními potřebami organizace; téměř všichni ale prohlašovali, že jsou spokojení, protože nové pracovní podmínky jim dovolují experimentovat v nové oblasti a objevit nové vlastní pracovní schopnosti.

Výhody zvoleného řešení

PODPORA MOTIVACE

• Neustálý monitoring motivace, rozvoj strategií řízení pro starší zaměstnance, vytváření sítě podpory v případě pocitu nedostatečnosti vycházející z vyhodnocení sebe samého jako neschopného konkrétní práce. Pracovní morálka musí být ústředním bodem úspěchu: nespokojený pracovník nebude pracovat dobře. 

ROZVOJ DOVEDNOSTÍ

• Přizpůsobení školení novým úkolům, objevení průřezových dovedností prostřednictvím navržené cesty poskytnuté Poradenskou službou. Účastníci prohlašovali, že navržený způsob jim umožnil získat povědomí o sobě samých, o svých zdrojích a množství zkušeností, které měli, ale které si předtím neuvědomovali.

PODPORA VĚKOVÉ DIVERZITY

• Podpora generačních rozdílů, podpora mezigeneračního dialogu, podpora diverzity jako faktoru inovace a zlepšení podnikového klimatu. Pracovní a osobní zkušenosti zaměstnanců byly považovány za silné stránky, nikoli slabé v rámci sledování navržené cesty. To nám umožnilo podpořit již získané dovednosti a objevit nové na cestě a v nové práci.  

PODPORA A OCHRANA ZDRAVÍ

• Sladění náročné práce s rostoucím věkem zaměstnanců, lepší pracovní podmínky, méně absencí v práci a v důsledku toho snazší řízení práce. Obecně je vždy benefitem větší pracovní bezpečnost a tudíž menší absence v práci. To znamená lepší výkon služby, co se týče kvality i kvantity. To je rozhodně benefit. 

Osobní doporučení

Nejdůležitější ze všeho je věnovat pozornost profesním změnám, a vlastně pozornost změnám všeobecně. Je důležité naplánovat sled aktivit, které změnu umožní a usnadní, protože vše se vrací zpět k pocitu spokojenosti a zdraví pracovníka, ale také organizace.

Přejete si stáhnout tuto případovou studii jako pdf? Pokračujte zde.