DPD Pakettien suorakuljetus

Haastattelussa Lenka Miess, HR-päällikkö

Kohti ikäjohtamista

Prosessi alkoi, kun minä aloitin työt yrityksessä vuonna 2014. DPD: n henkilöstöjohtaminen oli jo siinä vaiheessa toimivaa ja se olikin minulle yksi syy hakeutua yrityksen palvelukseen. Olen aina ollut kiinnostunut yrityskulttuurista ja kokemus on osoittanut, että isoissa organisaatioissa asiat halutaan esittää ulospäin erilaisina kuin mitä ne todellisuudessa ovat.

DPD oli erilainen työpaikka koska siellä pyrittiin perheenomaiseen, ystävälliseen ja vastuulliseen toimintakulttuuriin. Kun aloitin työni, yritys kukoisti ja henkilöstöhallinnossa otettiin yhä enemmän huomioon yrityksen arvopohja, visio ja työntekijöistä huolehtiminen.

Lähemmin tarkasteltuna ihan kaikki ei kuitenkaan toiminut niin kuin piti. Tilanne työmarkkinoilla oli silloin erilainen, työttömyys oli korkeampi ja ihmiset arvostivat työpaikkojaan ja halusivat pitää niistä kiinni. Siinä vaiheessa aloin kaavailla laajaa henkilöstöhallinnon muutosta ja erityisesti prosessien, sopimusten, etu- ja bonusjärjestelmien yksinkertaistamista. Siinä vaiheessa lähes kaikki mullistui henkilöstöhallinnossamme.

Siinä vaiheessa aloimme nimetä hr-vastuuhenkilöitä (kullakin osastolla oli oma hr-vastuuhenkilönsä, joka työskenteli läheisesti esimiesten kanssa, ratkaisi työntekijöiden ongelmia ja kuunteli heidän tarpeitaan. Tavallisista päälliköistä tuli hr-päällikköjä, jotka voivat ratkaista oman tiiminsä työntekijöiden ongelmia itsenäisesti. He eivät enää arvioineet tilannetta vain muodollisesti vaan heillä oli siitä aito näkemys.

Toinen tärkeä muutoskohde olivat edut. Vaikka työni tulokset olivat olleet jo hyviä, en voinut olettaa, että yritys lisäisi yhtäkkiä merkittävästi hr-budjettia. Yritin järjestää edut niin, että ne eivät maksaisi enempää työnantajalle mutta työntekijä saisi enemmän.

Tästä voin mainita esimerkkinä työmatkakorvaukset. Ne lisättiin palkkaan ja olivat aika kannattamattomia sekä työntekijälle että työantajalle ( työnantaja maksoi siitä vakuutuksen ja työntekijä verot niin että kun työnantaja maksoi 26 euroa, sai työntekijä lopulta vain 12 euroa). Tajusimme, että jokainen käyttää joskus palveluja kuten apteekkia, koulutuksia tai kulttuuripalveluja. Päätimme perustaa „Etukahvilan“ , johon suuntasimme eduista irrotetut varat, sillä saatoimme tehdä sen verovapaasti. Voit kuvitella mitä tapahtui: Ihmiset suuttuivat kun heidän palkastaan otettiin 12euroa, vaikka he saattoivat saada „Etukahvilasta“  palveluita 26 eurolla. Vähän ajan päästä tilanne muuttui ja ihmiset ymmärsivät „Etukahvilan“ idean ja alkoivat pitää siitä.

Tiimini välittää työntekijöistä yhtä paljon kuin minäkin ja haluamme heidän viihtyvän yrityksen palveluksessa. Mittaamme säännöllisesti työpaikkatyytyväisyyttä ja muokkaamme etusysteemiä vastausten perusteella. Jotkut työntekijöistä eivät käyttäneet „Etukahvilaa“ ja se sai meidät kehittelemään uusia ratkaisuja.

Otimme käyttöön ns. räätälöidyt edut eli annoimme työntekijöiden valita seuraavana vuonna hyödyntämänsä edut. He saattoivat valita ”Etukahvilan”, kuudennen lomaviikon tai rahaa sen perusteella mitä itse kokivat tarvitsevansa eniten. Ensimmäisenä vuonna ilmassa oli epävarmuutta. 5 työntekijä valitsi yhä rahan, vaikka siitä meni verot. 30 työntekijää valitsi ylimääräisen loman koska heillä oli pieniä lapsia. Nyt yhä useammat valitsevat kuudennen lomaviikon, sillä aika lasten ja perheen kanssa on heille kaikkein tärkeintä. On mielenkiintoista seurata kuinka valitut edut riippuvat työntekijän iästä ja tarpeista sekä siitä, mitä yhteiskunnassa ja yrityksessä yleisesti tapahtuu.

Alusta saakka oli tärkeää, että kaikista muutoksista tiedotettaisiin tehokkaasti kaikille työntekijöille. Vierailimme kaikissa toimipaikoissa ja toisin kuin koskaan aiemmin, puhuimme jokaisen työntekijän kanssa henkilökohtaisesti (heitä oli silloin 350), ja selitimme kuinka muutos vaikuttaisi heihin.  Olemme jatkaneet tätä käytännettä ja lisäksi jokaisesta isosta muutoksesta järjestetään tiedotuskampanja (videoita, julisteita, ryhmätapaamisia). Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus kommentoida muutoksia.

Filosofianani on tehdä mielekästä työtä, jossa näen ihmisten kehittyvän avullani ja olevan tyytyväisiä. He eivät lähde yrityksestä vain koska joku on tarjonnut heille 50 euroa korkeamman palkan koska palkka ei ole heille tärkeintä.

Näkökulman vahvuudet ja heikkoudet

• Toimemme ulottuvat kaikkiin työtekijäsukupolviin ja vastaavat heidän henkilökohtaisiin tarpeisiinsa (nuoret työntekijät, joilla on pieniä lapsia, vastavalmistuneet jne)
• Ymmärrämme työn ja henkilökohtaisen elämän yhteensovittamiseksi ihmisellä tulee olla sekä vastuuta että vapautta ja että tästä tasapainosta on hyötyä kaikilla rintamilla.
• Aloimme nähdä kaikki yrityksessä työskentelevät ihmiset ainutlaatuisina ja lähestymme heitä yksilöinä
• Joustavasta etupaketista jokainen työntekijä voi valita omaan elämäntilanteeseensa parhaiten sopivat vaihtoehdot
• Meillä on joustava valikoima etuja ja aktiviteetteja ja niitä voi aina lisätä tarpeen tullen

“Ahaa” elämys

Hankkeen alussa visioni oli pitkään selkeä. Mutta minua turhautti, kun ihmiset torjuivat ponnisteluni. Myöhemmin tajusin, että he eivät torjuneet muutoksia sinänsä, vaan pelkäsivät kaikkea uutta. Kaikki uusi keskeyttää turvallisen rutiinimme. Nyt minua ei enää haittaa, jos joku torjuu ehdotukseni ensimmäisellä kerralla. Yritän toisen ja kolmannenkin kerran ja käytän ehkä erilaisia perusteluja.  Minulla on puolellani se etu, että olen ollut yrityksessä töissä jo kuusi vuotta ja ihmiset luottavat jo minuun ja siihen, että toimin heidän parhaakseen.

Toimet hankkeen ylläpitämiseksi

Jonkin aikaa sitten meille tarjoutui mahdollisuus hakea hanketukea ikäjohtamishankkeellemme Työllisyysohjelmasta. Siinä yhteydessä saimme mahdollisuuden laajentaa henkilöstöhallinnon toimiamme-

Meillä ei ole vielä ollut mahdollisuutta laatia pitkän tähtäimen suunnitelmaa henkilöstön ikääntymisen varalta. Yrityksemme täytti viime vuonna 25 vuotta. Useimmat alusta asti mukana olleet työntekijät toimivat johtotehtävissä. Vuosittain vain yksi tai kaksi työntekijää jää eläkkeelle. Nyt yrityksessämme on vain muutama yli 50-vuotias työntekijä, mutta viiden vuoden kuluttua tilanne on taas toinen. Meidän pitää varautua siihen, että viiden sijasta 30 työntekijää vuodessa valmistautuu jäämään eläkkeelle. Tarkoituksena on pitää jokainen työntekijä palveluksessamme mahdollisimman pitkään. Yritys investoi heihin koko heidän työuransa ajan ja olisi sääli menettää heidät liian aikaisin. Toisaalta tutussa työympäristössä pysyminen on myös työntekijän etu.

On tärkeää kiinnittää huomiota myös työntekijöiden terveyteen. Kuluneen vuoden tapahtumat toimivat tästä kipeänä muistutuksena. Olemme ottaneet käyttöön auttavan puhelimen henkilökohtaisen kriisin kokeneille työntekijöille. Varastotyöntekijät saavat kokonaisvaltaista fysioterapiaa ja terveysongelmien huomaamiseen ajoissa on kiinnitetty huomiota.

Henkilöstöhallinnon toimien tulee aina heijastella yleistä kehitystä yhteiskunnassa. Tietyissä olosuhteissa kasvaneina eri sukupolvilla on omat vaatimuksensa. Juuri yliopistosta valmistuneet kaipaavat selvästi enemmän joustavuutta kuin esimerkiksi viisi vuotta sitten. He haluavat itse hallinnoida työaikojaan ja mennä liikuntaharrastuksiin päiväsaikaan. He haluavat myös kaiken tärkeän tiedon kännykkäänsä eivätkä pidä rutiineista. Yrityksen pitää huomioida kaikki tämä, jos se haluaa pysyä ohjaksissa.

Työtyytyväisyyskysely: olen ylpeä siitä, että työskentelen tässä yrityksessä.

Työtyytyväisyyskysely: olen viime viikkojen aikana kokenut, että työpanostani arvostetaan.

Työtyytyväisyyskysely: olen tyytyäinen työnantajaltani saamiini etuihin.

Hankkeen hyödyt

Työntekijöiden vaihtuvuus on vähentynyt merkittävästi viime vuosina. Olemme alkaneet ymmärtää, että meillä on suuri joukko uskollisia työntekijöitä toimiston lisäksi myös varastolla siitä huolimatta, että työ on vaativaa ja fyysisesti raskasta.

Henkilökohtainen suositus

Ei päätetä ihmisten puolesta.

Kysytään heiltä ja kuunnellaan mikä heitä harmittaa ja mitä he haluavat.

Haluatko ladata tämän hankekuvauksen? Voit tehdä sen tässä.