Teritoriální pakt zaměstnanosti Pardubického kraje, z.ú.
(Instituutti, Pardubicen alueen paikalliset työvoimapalvelut)
František Janeba, Projektipäällikkö
Josef Šváb, Työllisyyspäällikkö
Sektori
Viides sektori: hallinto, päättäjät
Maa
Tsekin tasavalta
Verkkosivusto
https://www.tpzpk.cz/
Erikoistuminen
Olemme paikallinen Pardubicen alueen työvoimapoliittinen toimija. Meillä on kolme toiminta-aluetta- taloudellinen kehitys, työllisyys ja sosiaalityö. Teemme laajaa yhteistyötä eri instituutioiden ja asiantuntijoiden kanssa tavoitteenamme alueemme asukkaiden työllistyminen ja koulutus. Haluamme tukea paikallisia innovaatioita ja uusien työpaikkojen luomista sekä nykyisten säilymistä. Tuemme myös työvoimapoliittista koulutusta esimerkiksi teknisillä ja käsityöaloilla. Kannustamme yrittäjyyteen, luovuuteen ja uudelleen kouluttautumiseen. Meidän ja kaikkien yhteystyökumppaneidemme tavoitteena on luoda Pardubicen alueelle kattava työllisyyssuunnitelma. Pyrimme ottamaan käyttöön alueen potentiaalia oikein kohdennetulla taloudellisella tuella.
Motiiviit ikäjohtamistoimien taustalla
Olimme tietoisia henkilöstöjohtamisemme vajavaisuuksista ja tarvitsimme systemaattisen ratkaisun. Samaan aikaan Työ- ja Sosiaaliministeriö lanseerasi ikäjohtamisohjelman yrityksiin ja päätimme hyödyntää sitä.
Ikäjohtamisen näkökulma
Kokonaisvaltainen lähestymistapa: Holistinen näkökulma, jossa huomioidaan kaikki ikäjohtamisen ulottuvuudet.
Odotetut tulokset
Projektin päätavoite on auttaa ikääntyviä työntekijöitä sopeutumaan työmarkkinoiden muutoksiin vahvistamalla heidän ammatillista osaamistaan ja pätevyyttään. Tässä huomiomme erityisesti uudet pätevyysvaatimukset. Toivomme saavamme ikäjohtamisesta pysyvän osan organisaatiotamme. Tähän pitäisi sisältyä tarpeellisen koulutuksen ja tutkimuksen järjestämistä sekä määritelty ikäjohtamisen strategia.
Kohti ikäjohtamista
On helppo kuvitella millaista henkilöstöhallinto on pienessä organisaatiossa, jossa on noin 5-15 työntekijää ja paljon projekteja työn alla. Kaikki tekevät kaikkea eikä ole olemassa erikseen nimettyä henkilöstöpäällikköä. Ongelmat ratkaistaan heti kun niitä ilmenee. Tiesimme että meillä ei ollut organisaatiossamme sellaista johtamisrakennetta johon työntekijät voisivat tukeutua.
Neljä vuotta sitten kollegani ja minä osallistuimme” kohti menestyksekästä senioriteettia” kurssille ja saimme valtuudet itse vetää kursseja. Tällöin tutustuimme ikäjohtamiseen. Päättelimme että jos saisimme sen osaksi organisaatiotamme, työntekijät pysyisivät palveluksessamme pidempään, emmekä enää menettäisi kokeneita työntekijöitä huonon henkilöstöjohtamisen takia. Yrityksemme henkilöstöjohtamisessa paljastui muitakin vastaavia puutteita. Tuntui tärkeältä alkaa toteuttaa ikäjohtamista systemaattisesti.
Halusimme ottaa ikäjohtamisen huomioon pysyvästi kaikilla tasoilla. Halusimme korjata huomaamiamme johtamisen ongelmia, ja myös vastata aluksi tekemämme tilannekatsauksen paljastamiin epäkohtiin.
Projektin toteutus tapahtui kahdella tasolla. Muodollinen toimeenpano ja toimien tarkkailu, arviointi ja raportointi tapahtuu ”operatiivisella” tasolla. Toinen taso on kokonaisvisio ikäjohtamisesta, ” luova ja innostava osa” , jolloin ideoimme tärkeimmät aktiviteetit ja toteutimme me.
1 – Ikäjohtamisen arvio- analysoidaan nykytilanne henkilöstöhallinnon tasolla
2 – Opastusta ikäjohtamisessa niin työntekijöille kuin työnantajallekin. Ohjausta ja mentorointia sekä neuvontaa käytännön toimenpiteissä, jotta konseptista tulee pysyvä osa yrityksen toimintakulttuuria.
3 – Luodaan ikäjohtamista koskeva strategia yritykseen; kehitetään myös yksilökohtaisia suunnitelmia, joissa huomioidaan eri sukupolvien tarpeet sekä työntekijöiden kyvyt ja mahdollisuudet
4 – Yritys järjestää ikäjohtamisen kursseja, työntekijät pätevöityvät kouluttajiksi
5– Ikäjohtaminen huomioidaan ammatillisessa lisäkoulutuksessa
6 – Otetaan käyttöön uusia keinoja työkyvyn ja hr-strategioiden toimivuuden mittaamiseksi
7-Ennaltaehkäiseviä toimia kaikenikäisten työntekijöiden työkyvyn säilyttämiseksi ja vahvistamiseksi
8 –Aktiivinen yhteistyö ja ajatustenvaihto eri sukupolvien välillä jokaisen ikäryhmän erikoistarpeet huomioiden
9 –Toimenpiteet ergonomian ja työskentelyolosuhteiden parantamiseksi, työntekijöiden tukeminen fyysisen kunnon ja terveyden ylläpidossa, ergonominen kokonaisarvio.
10 –Kolutusta, jossa huomioidaan sekä pätevyysvaatimukset että ikään liittyvät tekijät
Kaikki yllä mainitut toimet linkittyivät osaksi kokonaisuutta. Olemme valinneet osan niistä pysyviksi toimintatavoitteiksemme, niin että ikäjohtamisesta tulee osa johtamisstrategiaamme. Tämä tapahtuu asteittain koska tarkkailemme yhä hankkeen vaikutuksia ja olemme valmiita tekemään muutoksia saamamme palautteen perusteella.
Näkökulman heikkoudet ja vahvuudet
Vahvuudet:
- Projektissa pystyimme toteuttamaan ikäjohtamista laajasti ja suunnitelmallisesti ja saimme sen yhdistettyä oman digijärjestelmämme suunnitteluun
- Monipuolisten ja toisiaan tukevien toimenpiteiden avulla pystyimme entistä paremmin kehittämään esimerkiksi pätevyysvaatimuksia ja seuraajan etsintää työntekijälle.
- Tarvitsimme rahallista tukea voidaksemme tilata palveluja ulkopuolisilta asiantuntijoilta. Ilman Euroopan sosiaalirahaston tukea, olisimme joutuneet itse toteuttamaan osia projektista ilman tarvittavaa osaamista ja kokemusta.
”Ahaa” elämys
Projektin alussa epäilin, pystyisimmekö toteuttamaan toimenpiteet organisaatiossamme. Nyt olen täysin varma, että ne ovat toimivia ja helppoja ymmärtää ja suureksi hyödyksi henkilöstöhallinnolle.
Hankkeen vaikutusten arviointi
Projekti ei vaadi enää seurantaa, sillä sen tavoitteisiin päästiin lähes kokonaan. Jo käyttöön otettuja toimenpiteitä voidaan kehitellä edelleen. Seuraavana strategisena tavoitteenamme on dokumenttien kokoaminen pilvisovellukseen. Sovellus seuraa ja arvioi yksittäisiä käyttäjiä automaattisesti sekä valvoo systeemin toimivuutta.
Toimet hankkeen ylläpitämiseksi
Projektin materiaali koostuu papereista ja digitaalisista asiakirjoista, jotka voi siirtää pilvisovellukseen. Pilvipalvelussa kaikki asiakirjat ja kaavakkeet ovat käyttäjätunnuksilla interaktiivisesti käytössä 24/7. Työntekijät voivat applikaation avulla tehdä jatkuvasti työsuunnitelmia, joita esimiehet voivat korjailla tai hyväksyä. Palvelussa saisi myös automaattisia muistutuksia lähestyvistä tapahtumista jne. Uskon tämän helpottavan hankkeen ylläpitoa organisaatiossamme.
Hankkeen hyödyt
Projekti lähti liikkeelle tarpeesta ottaa ikäjohtamisen toimia käyttöön yrityksessämme. Käyttöön otetut toimet vahvistivat ja ylläpitivät työntekijöidemme työkykyä. Projekti auttaa meitä muuttamaan johtamiskäytänteitämme. Se loi myös mahdollisuuden määritellä henkilöstöjohtamisellemme uuden suunnan.
Ikäjohtamisen hankkeessa otettiin vaiheittain käyttöön toimia, joita piti myös mitata ja tutkia. Halusimme saada monipuolisen kuvan yrityksen nykyisestä henkilöstöpolitiikasta ja siitä, miten sitä voisi kaikkein parhaiten kehittää. Alla luettelemme tärkeimpiä ikäjohtamisen osa-alueita:
- Aluksi ikäjohtamisen arviointi. Pisteytimme toimintamme ikäjohtamisen eri osa-aluilla ja teimme kokonaisarvion. Kuten oletimme, saimme aika huonot pisteet.
- Koulutus: olemme ottaneet käyttöön systemaattisen koulutuksen ja siihen liittyvät bonukset. Olemme aiemminkin osallistuneet eri kursseille, mutta se on ollut satunnaisempaa.
- Ennakointi kun avaintehtävissä työskenteleville työntekijöille nimetään seuraaja: olemme tietoisia siitä, kuka on jäämässä eläkkeelle ja kuuntelemme hänen tarpeitaan.
- Alan pätevyysvaatimukset: Olemme luoneet eri työtehtävien pätevyysvaatimuksia koskevan taulukon. Sen avulla työntekijät voivat valita sopivat koulutukset pätevöityäkseen haluamiinsa tehtäviin
- Työkyvyn arviointi: Työntekijöille esiteltiin keinoja heidän työkykynsä mittaamiseen. Sitten he osallistuivat haastatteluihin yksin ja yhdessä ja niiden pohjalta jokaiselle työntekijälle laadittiin työkykyarvio. He saivat sen perusteella henkilökohtaisia suosituksia. Työnantaja sai koosteen työkykyarvoista ja suosituksista.
- Ergonomia-arvio: tarkastimme yksittäisten työpisteiden ergonomian ja teimme ehdotuksia tarvittavista muutoksista.
Henkilökohtainen suositus
Vielä pari vuotta sitten olisin epäillyt ikäjohtamishankkeen tarpeellisuutta pienessä organisaatiossa. Nyt, otettuamme käyttöön projektin kaikki vaiheet, olen aivan varma, että ikäjohtaminen on suureksi hyödyksi pienenkin organisaation johtamisessa. Suosittelen pienille yrityksille ikäjohtamisen periaatteisiin tutustumista ja niiden ottamista osaksi omaa henkilöstöjohtamista. Se onnistuu aivan varmasti kaiken kokoisissa organisaatioissa. Siinä ei ole mitään hävittävää, vain voitettavaa!
“Kohti menestyksekästä senioriteettia” ohjelma perustuu ryhmätapaamisiin, joissa osallistujat tunnistavat omat vahvuutensa ja kehitystarpeensa sekä asettavat itselleen henkilökohtaiset uratavoitteet.
Ryhmässä saatetaan esimerkiksi pohtia, miten voi löytää tasapainon vaativan rehtorin työn ja perhe-elämän välillä, unohtamatta kuitenkaan rentoutumista ja muuta elämää. Tästä metodista voi lukea lisää hankekuvauksesta 25, joka koskee tukiasumisyksikköä Naplnoa.
Huomattavaa: ikäjohtamishanke on yhä käynnissä, emmekä siksi voi esittää varsinaisia tuloksia. Voimme kuitenkin toimia esimerkkinä siitä, miten ikäjohtamista voidaan yrityksessä toteuttaa ja mitä hyötyjä siitä on koko yritykselle.