AQE konsultointi
Haastattelussa Lucie Kratochvílová ja Žaneta Bajerová
Sektori
Kolmas sektori: julkishallinnon konsultointi ja koulutuspalvelut
Maa
Tsekin tasavalta
Verkkosivusto
https://www.aqe.cz/
Erikoistuminen
AQE on pieni konsulttiyritys, jonka tarjoamat palvelut liittyvät strategiseen johtamiseen, paikalliseen kehitystyöhön, arviointiin, koulutukseen, EU rahoitukseen, projektijohtamiseen ja talouden ja tietotekniikan sovelluksiin
Motiiviit ikäjohtamistoimien taustalla
Tärkein syy mentorointiohjelman aloittamiseen oli se, että monet uudet työntekijät lähtivät yrityksestämme perehdytysjakson aikana tai heti sen päätyttyä.
Asiakkaamme ovat julkishallinnon edustajia ja haluamme luoda heihin hyviä ja pitkäaikaisia asiakassuhteita. Tämä mahdollistuu vain niin, että työntekijämme ovat sitoutuneet pitkäaikaiseen työsuhteeseen.
Odotetut tulokset
Toivomme työntekijöiden vaihtuvuuden vähenevän mentorointiohjelman käyttöönoton myötä. Haluaisimme uusien työntekijöiden jäävän palvelukseemme mahdollisimman pitkäksi aikaa ja etenevän urallaan. Heillä on mahdollisuus edetä päällikkötasolle 1,5 vuoden perehdyttämisjakson jälkeen. Tavoitteena on saada työtehtäviin henkilöitä, jotka täyttävät niihin vaadittavat kelpoisuusvaatimukset.
Ikäjohtamisen näkökulma
Oppiminen, koulutus ja elinikäinen oppiminen:
- Analysoimme millaista osaamista yrityksessä tarvitaan, ja kuinka vanhempien työntekijöiden osaamis- ja koulutustaso saadaan vastaamaan yrityksen tarpeita. Tämä huomioidaan koulutuksen sisällössä ja metodeissa.
- Työntekijän koulutustarpeen jatkuva seuranta
- Koulutus nähdään osana laajempaa urasuunnittelua, ei vain yksittäistä työtehtävää
- Työn järjestäminen oppimista ja kehitystä tukevaksi esimerkiksi eri-ikäisistä työntekijöistä koostuvissa tiimeissä
- Iäkkäämpien työntekijöiden ja heidän osaamisensa hyödyntäminen “tietovarantona” kaiken ikäisten työntekijöiden kouluttamisessa.
Kohti ikäjohtamista
Näkyvin käyttöön ottamistamme toimista on mentorointi, jonka avulla pyrimme siirtämään osaamista vanhemmilta työntekijöiltä kaikille muille. Jokainen uusi työntekijä käy läpi monivaiheisen perehdytysjakson omaksuakseen vaaditut ammatilliset taidot ja yrityksen toimintatavat. Mentoroinnin tavoitteena on saada heidät pysymään talossa perehdytysjakson jälkeen.
Jokaiselle uudelle työntekijälle nimetään työsuhteen alkaessa mentori. Rekrytointiprosessi on kolmivaiheinen, työnhakijan haastattelee ensin henkilöstöpäällikkö, sitten yrityksen johtaja ja viimeisenä hän keskustelee tulevan mentorinsa kanssa.
Mentorointi on varsin epämuodollista, sillä firmassamme on vähän työntekijöitä. Me kaikki olemme kuitenkin saaneet ohjeistusta mentoroinnissa ja meillä on valmiudet työskennellä uuden työntekijän rinnalla tämän koeajan ajan.
Kun työntekijä on ollut firmassa vuoden, yrityksen johtaja ja mentori arvioivat hänen työsuoritustaan. Tämä tapahtuu epävirallisesti mutta järjestelmällisesti. Perehdyttämisjakson jälkeen työntekijälle laaditaan suunnitelma, josta ilmenee miten hän voi kehittää osaamistaan.
Kun mentorointi aloitetaan, on tärkeää määritellä mitä yritys tarvitsee ja miten tarpeisiin voi pitkällä tähtäimellä vastata. Mentoreiden pitää kyetä näkemään alaistensa potentiaali ja se, miten sitä voisi parhaiten tukea. Aiemmin meillä ei ollut henkilöstöhallinnon osaamista ja se esti koko firmaa kehittymästä. Tämän vuoksi kaikki päälliköt ovat käyneet läpi koulutuksen, jossa käsitellään johtamista, mentorointia, kokousten järjestämistä, ajanhallintaa, viestintää, digitaitoja jne. Heidän osaamisensa voi inspiroida nuorempia työntekijöitä.
Meille oli valaisevaa ymmärtää mentoroinnin tärkeys ja se, kuinka kokonaisvaltainen prosessi se on. Jokaisen esimiesasemassa olevan pitäisi olla mentori ja toimia esimerkkinä alaisilleen ja auttaa heitä niin, että he tuntevat viihtyvänsä organisaatiossamme. Päällikkö on usein valmis mentoriksi vasta oltuaan työtehtävissään noin kahdeksan vuotta, sillä mentorin pitää hallita monta osa-aluetta.
Mentorointi on suhteellisen uusi asia yrityksessämme, se on ollut käytössä noin viisi vuotta. Nyt meillä on selkeä toimintasuunnitelma ja tiedämme, kuka on mentori ja kuka hänen valmennettavansa. Tiedämme kuinka kauan perehdytys vie aikaa ja mille tasolle uuden työntekijän on yllettävä. Meille on myös tullut uusia työntekijöitä, jotka ovat päässeet työtehtäviensä tasalle ilman mentoria ja jääneet yrityksen palvelukseen.
Meillä on tarjolla sisäistä koulutusta kaikille työntekijöille. Koska toimialamme on opetuspalveluiden tarjoaminen, meidän pitää itsekin jatkuvasti kouluttautua. Olemme laittaneet nettisivuillemme esille tarjoamamme sisäiset koulutukset ja niiden kurssisuunnitelmat. Sieltä jokainen työntekijä voi valita täydentävää koulutusta kokiessaan tarvetta siihen. Kurssit ja harjoittelut toteutetaan kokonaan yrityksen sisäisesti, omia resurssejamme hyödyntäen.
Ikäjohtaminen on osa laajempaa yritysstrategiaa ja sille on nimetty vastuuhenkilö. Samaan aikaan ikäjohtaminen kuuluu myös osana palveluihin, joita tarjoamme asiakkaillemme. Ikäjohtaminen nähdään pitkän tähtäimen prosessina, jota pitää lähestyä sekä systemaattisesti että strategisesti.
Näkökulman heikkoudet ja vahvuudet
Vahvuudet:
- Työntekijöiden vaihtuvuus pieneni
- Tarjoamiemme palveluiden laatu parani, kun osaamistaso yrityksessä nousi ja tällä oli strategisia vaikutuksia
- Rahan säästäminen
Heikkoudet:
- Mentorointi vie paljon aikaa ja on pitkä prosessi
”Ahaa” elämys
Lucie Kratochvílová
Uudet työntekijät lähtivät usein firmastamme koeajan jälkeen. Työmme on vaativaa ja jos heitä ei perehdytetty kunnolla, he turhautuivat ja lähtivät. Ajan myötä huomasimme, että tämä johtui puutteellisesta johtamisesta ja että meidän on tärkeää kehittää henkilöstöhallintoa ja johtamisosaamistamme.
Uudet työntekijät lähtivät, vaikka korotimme heidän palkkaansa ensimmäisen vuoden jälkeen. Tajusimme, että raha ei ole heille tärkein syy jäädä yritykseen.
Žaneta Bajerová
Mentorointi tapahtuu epämuodollisessa ja ystävällisessä hengessä. On kuitenkin tärkeää korostaa uudelle työntekijälle, että esimies ja alainen eivät voi olla ystäviä missään olosuhteissa.
Hankkeen vaikutusten arviointi
Pystyäksemme takaamaan yrityksemme laadukkaat palvelut, kaikki työntekijät pitää arvioida säännöllisesti seuraavilla osa-aluilla:
- Sosiaaliset taidot
- Viestintätaidot
- Ammatilliset taidot
- Digiosaaminen
Jokaisella työntekijällä on oma koulutussuunnitelma. Aluksi työntekijä tekee itsearvioinnin ja saa sitten palautteen esimieheltä ja kollegoilta. Tämän perusteella hän saa suosituksia siitä, mitkä osaamisen osa-alueet vaativat vielä lisäperehdytystä. Tietyn ajan jälkeen arvioimme ovatko koulutustavoitteet toteutuneet ja työntekijän ammatillinen osaaminen parantunut. Miellämme täydennyskoulutuksen osaksi ikäjohtamista koska siinä pyritään tulevaisuutta silmällä pitäen kohentamaan työntekijän ammattitaitoa.
Toimet hankkeen ylläpitämiseksi
Mentorointi ja siihen liittyvä koulutus ja perehdytys jatkuvat osana työntekijäistä huolehtimista yrityksessämme.
Hankkeen hyödyt
Olemme mentorointiohjelman avulla päässeet päätavoitteeseemme, eli onnistuneet vähentämään työntekijöiden vaihtumista yrityksessämme noin 40 %. Toisin sanoen, kun aiemmin kymmenestä uudesta työntekijästä lähti 5, nyt lähtijöitä on vain 3.
Henkilökohtainen suositus
Pitkäjänteisellä toiminnalla on lopulta myös taloudellisia vaikutuksia. Kun työntekijät eivät vaihdu niin tiuhaan, meidän ei tarvitse jatkuvasti perehdyttää uusia työntekijöitä.
Yrityksen voima on ihmisissä.
