AADVO – firmă de avocatură

Un interviu cu doamna Alina Ailenei, fondator

Drumul nostru spre managementul vârstei

După o lungă perioadă de muncă grea și ignorarea vieții personale, după euforia de a ajunge în sfârșit cu experiența de lucru la un punct de competență, mi-am dat seama că, într-un fel, ar fi bine să iau în considerare și viața mea personală, timpul pentru mine. Așadar, m-am gândit că ar trebui să-mi cumpăr timpul împărțind banii și am decis să-mi dezvolt compania. Aceasta presupunea angajarea unor oameni în echipa mea. A trebuit să iau în considerare în acel moment recrutarea, politicile angajaților și investițiile pentru acei angajați.

Am luat toate acele decizii dintr-o perspectivă foarte personală, mai exact, de fiecare dată când îmi doream ceva implementat sau făcut, mă gândeam la ce aș simți dacă aș fi acel angajat. Astfel am ajuns la Advo-Care, propria noastră politică de gestionare a angajaților, care este încă o procedură deschisă și mereu actualizată.

Cele mai semnificative aspecte, implementate de la început, sunt:

• Program de lucru flexibil: orice serviciu care nu este o urgență, poate fi întotdeauna efectuat de oriunde și în termenul stabilit de comun acord cu angajatul. Orice nevoie neplanificată de absență de la locul de muncă (fără necesitatea justificării necesare) este acceptată, luându-se în considerare respectarea îndeplinirii obligației în calendarul stabilit anterior. Munca noastră implică, de asemenea, vizite la clienți, participarea la ședințe de judecată, întâlnirea cu diferite autorități – iar timpul pentru a îndeplini toate aceste sarcini este întotdeauna considerat timp de lucru. Timpul de vacanță este întotdeauna stabilit de comun acord numai de către angajați. Singura cerință este ca cel puțin o persoană să rămână disponibilă la birou și dacă toți angajații sunt plecați simultan într-o anumită perioadă de timp, managerul va fi cel care va rămâne disponibil.
• Instruirea și învățarea continuă: la începutul biroului, procesul de recrutare nu a inclus experiența anterioară în domeniu ca obligatorie. Cel mai important a fost persoana și angajamentul personal, resursele personale și voința de a învăța / dezvolta / face lucruri. Prin urmare, după angajare, o dimensiune esențială a muncii de birou a fost formarea la fața locului prin adaptarea procesului de învățare și formare la nevoile angajatului și cerințele postului. Acesta a fost un proces destul de intens pe tot parcursul primului an de muncă, pentru toți angajații: de la redactarea de bază a documentelor legale până la abordarea clientului și a nevoilor acestuia, abordarea judecătorilor și a autorităților și colaborarea cu colegii în echipă (organizarea muncii după aceleași reguli și pentru toată lumea, astfel încât să se poată face face backup oricând). O altă dimensiune a învățării continue este oferirea de cursuri de specializare / instruire / ateliere / conferințe specifice angajaților desfășurate în afara biroului. Acest lucru este, de asemenea, foarte flexibil – nu există o limită bugetară fixată pentru aceste activități (având în vedere proporția profiturilor generale ale companiei), singurele criterii sunt relevanța, importanța și necesitatea acestora.

Adăugiri semnificative ulterioare în AdvoCare sunt:

• Compania plătește asigurări private de îngrijire a sănătății pentru toți angajații și copiii acestora (Protecția sănătății, proiectarea locului de muncă). Menținerea sănătății angajaților mei este extrem de importantă, având în vedere nu numai productivitatea, ci și organizarea internă a echipei. Prin urmare, este important ca orice problemă de sănătate să fie tratată eficient și rapid.
• Recrutarea pensionarilor. Această idee a devenit atractivă în ultimii ani, având în vedere că aveam nevoie de persoane cu nivel mediu / înalt de calificare în ramura administrativă și de sprijin a biroului. Luarea în considerare a pensionarilor care sunt încă activi ca resursă principală a fost o idee foarte bună și ne-a economisit mult timp investit în găsirea și formarea persoanelor pe care le căutam. În acest fel, i-am găsit rapid și acum aduc multă valoare adăugată pentru companie!

Puncte tari și puncte slabe ale programului

Program flexibil de muncă

• Puncte forte: productivitate crescută, limite crescute ale echipei (trebuie să se sincronizeze, vorbesc mai mult, se bazează reciproc unii pe ceilalți), încredere personală sporită și implicare în timpul de lucru
• Puncte slabe: lipsa predictibilității pentru activitățile pe termen mediu și lung în birou (dar acest lucru nu afectează sarcinile generale, deoarece acestea depind întotdeauna unul de celălalt)

Învățare și formare

• Puncte forte: funcționează așa cum au fost instruiți și înțeleg complet procesul de lucru abordat de birou, eficiență sporită, independență sporită pentru îndeplinirea sarcinilor complete pentru anumiți clienți (au nevoie doar de supraveghere în cazuri excepționale)
• Puncte slabe: este nevoie de mult timp pentru a realiza un proces complet de formare (în cazul nostru, minimum 1 an); nu există nicio garanție că un angajat, odată instruit, nu va pleca și nu veți beneficia și de perioada lungă de formare.

Protecția sănătății

• Puncte forte: angajați mai sănătoși și mai fericiți, loialitate
• Puncte slabe: costuri care nu se reflectă direct în munca angajaților

Angajarea pensionarilor

• Puncte tari: aceste persoane sunt deja instruite și au o experiență uriașă. Compania beneficiază direct de aceasta fără a efectua investiții. De asemenea, acești angajați sunt valoroși pentru companie, deoarece aduc diversitate și incluziune. Există și alte beneficii personale pentru ei, la nivel personal, ceea ce ne face cu adevărat mândri și fericiți ca și companie.
• Puncte slabe: nu ne putem baza pe ani îndelungați de muncă pentru ei, deci trebuie să avem în mod constant o soluție de rezervă

Activități care susțin inițiativa

AdvoCare este susținut mai întâi de mine ca proprietar și inițiator al politicii și, în al doilea rând, de echipa însăși. Am implementat cu succes programul flexibil cu contribuția comună a tuturor și acum acest lucru este auto-susținut. Instruirea la birou este, de asemenea, o abordare permanentă în companie, deoarece lucrurile se schimbă constant, iar problemele pentru clienți sunt diferite și uneori complexe, necesitând faptul ca specialiștii avocați să facă echipă și să lucreze împreună. De asemenea, devine o specializare naturală în cadrul echipei că anumite persoane se ocupă de anumiți clienți și astfel devin experți în problemele legate de acel client. De fiecare dată când un alt membru al echipei are nevoie de sfaturi și consiliere pentru o problemă similară, se adresează direct expertului.

Asigurările private de sănătate sunt susținute din profiturile companiei și iau în considerare menținerea lor pe termen lung, deoarece aduc un beneficiu semnificativ pentru satisfacția, loialitatea și bunăstarea angajaților.

Sistemul de monitorizare al efectelor

În primii ani de implementare a programului AdvoCare, observarea în fiecare zi a lucrurilor la birou și între angajați, m-a ajutat să iau în considerare primele efecte în abordarea mea. Feed-back-ul direct al echipei cu privire la timpul flexibil de lucru sau la instruirea la birou a fost, de asemenea, principalul instrument de monitorizare. Prin urmare, ne-am obișnuit să ne exprimăm problemele, temerile, dificultățile cât mai curând posibil, pentru a înțelege și a găsi soluții adecvate.

În ultimii ani, politica generală din birou este de a avea întâlniri săptămânale informale. Acest lucru ne ajută să ne întâlnim și să vorbim în afara sarcinilor și locurilor de muncă pe care le avem pentru clienți și ne oferă un feedback foarte bun cu privire la modul în care se desfășoară lucrurile și la modul în care este moralul fiecărei persoane, în fiecare săptămână.

Mă gândesc la viitor și în cazul în care compania se va extinde în cele din urmă (chiar dacă nu iau în considerare încă această alternativă, deoarece face parte din conceptul nostru să o menținem mică, dar de înaltă calitate), introducând câteva sondaje periodice și chestionare pentru a măsura unii factori care pot deveni indicatori buni pentru eficiența programului AdvoCare. De asemenea, iau în considerare crearea unei căsuțe poștale anonime, pentru a crea o modalitate sigură și anonimă pentru angajați să-mi trimită mesaje / lucruri / probleme / reclamații fără să se teamă că vor fi judecați cumva. Consider că pot exista probleme care nu pot fi discutate cu toată lumea sau chiar pot exista lucruri pe care angajații nu vor să mi le spună direct.

Efecte benefice ale inițiativei

În primul rând, pot spune că sunt înconjurată de oameni mai fericiți și mulțumiți la locul de muncă, ceea ce reprezintă un câștig imens și un mare confort pentru mine, ca angajator. Nu sunt așa doar la nivel profesional, ci și la nivel personal.

Avem întâlnirile noastre săptămânale informale în care vorbim doar despre noi înșine și despre modul în care suntem în general cu viața și sunt sigur că angajații mei, în acest moment, sunt mulțumiți de lucrul aici și de modul în care sunt integrați în acest birou.

Știu că sună clișeu, dar cu adevărat, atunci când angajații se simt bine la locul de muncă abia atunci putem fi siguri că productivitatea și calitatea muncii lor crește.

De asemenea, mă pot baza pe angajații mei, nu sunt îngrijorat în niciun moment că vor părăsi compania și sunt sigur că echipa și modul în care ne-am organizat este extrem de funcțional și armonios.

Recomandări personale

Pentru mine, a deveni antreprenor nu a fost o chestiune doar de a face bani. În acel moment am luat în considerare relația mea cu societatea, comunitatea cu oamenii pe care îi angajez și de care devin responsabilă, precum și valorile legate de muncă pentru promovare și respect. Prin urmare, aș recomanda oricui dorește să devină antreprenor și, eventual, angajator, să ia în considerare acest rol dintr-o perspectivă mai profundă: destinul unor persoane poate fi în mâinile tale și depinde de tine să iei în considerare bunăstarea, fericirea și satisfacția acelor persoane ca lucrători ai voștri. Antreprenorii români trebuie să exerseze acel fel de abordare.

Gândiți-vă întotdeauna la angajații dvs., din propria perspectivă.

Gândește-te că, dacă ai fi angajatul, cum ți-ai dori ca celălalt să te trateze?

Credeți că angajatorii români iau în considerare vârsta în politicile lor de gestionare a ocupării forței de muncă sau, dacă nu, ar fi pregătiți să ia în considerare o astfel de politică ca gestionarea vârstei? Întreb acest lucru pentru că sunteți consilier juridic al altor companii.

Nu cred că sunt încă în acel moment. Dar, din moment ce toți se plâng de lipsa forței de muncă, toți ar trebui să se concentrează acum pe găsirea de noi surse de angajați. Deci destul de curând vor fi deschiși să ia în considerare persoanele în vârstă care se întorc la muncă și avantajele pe care le va oferi lucrul cu o persoană mai în vârstă .

Există încă aspecte care trebuie încorporate în politicile angajatorilor pentru angajați? Problemele, legate de drepturile angajaților și grija pentru angajați, vă iau o mare parte din timpul legal ca juriști ai diferitelor firme? Cât de des vă confruntați cu astfel de probleme?

Situațiile când angajații fac ceva greșit sunt, de fapt, mai frecvente. Legea și legislația din România stabilesc lucrurile destul de corect și destul de precis în ceea ce privește drepturile pentru angajați. Sunt mult reglementări foarte stricte ce nu le permit angajatorilor să nu le respecte. Singura problemă este că majoritatea angajaților nu își cunosc drepturile și nu se adresează justiției pentru a cere respectarea drepturilor lor. Dacă angajații sunt suficient de educați pentru a ști că au drepturi, angajatorul va respecta întotdeauna legislația. Când văd că angajații nu sunt informați sau dornici să-și recunoască și respecte drepturile, atunci vor fi tentați să le încalce drepturile.

Doriți să descărcați acest studiu de caz? Continuați aici.